Il kit: 11 documenti, 4 famiglieOgni documento ha un posto preciso nel dossier del cliente.
FAMIGLIA 1
Le fondamenta
DVR il documento madre
Piano di emergenza
FAMIGLIA 2
Nomine e designazioni
RSPP esterno
Preposto
Addetto antincendio
Addetto primo soccorso
Elezione RLS
FAMIGLIA 3
Formazione e prove
Verbale formazione lavoratori
Verbale prova di evacuazione
FAMIGLIA 4
La vita periodica
Riunione periodica art. 35
Verbale di intervento arMax
Per ogni documento, 5 cose da sapere
A cosa servel'idea in una frase
Base di leggegli articoli dell'81/08
Chi firmale firme che contano
Quandoscadenze e cadenze
Da non sbagliarel'errore che costa caro
1
Le fondamenta
I due documenti «pesanti» da cui discende tutto il resto.
Senza di loro, nomine e verbali poggiano sul vuoto.
Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)
AUTOMAZIONE DEL DOCUMENTO REV 2026.docx — il fac-simile «madre»
A cosa serve
È il documento madre: valuta tutti i rischi dell'azienda e fissa le misure di prevenzione.
Fac-simile automatizzabile (checklist NP / C / NC / MIGL): da qui nasce il DVR di ogni cliente — lo stesso schema del DVR Engine.
Base di legge
art. 17 c.1 aart. 28art. 29— obbligo non delegabile del datore di lavoro
Chi firma
Il datore di lavoroRSPP, RLS e medico competente firmano «ai soli fini della prova della data» (art. 28 c.2).
Da non sbagliareLa data certa: PEC a sé stessi (con numero di pagine) oppure le firme di cui sopra. Un DVR senza data certa è attaccabile — e i criteri dichiarati devono corrispondere ai punteggi usati.
Piano di Emergenza
Piano di Emergenza2026.docx — con le schede operative 1–11
A cosa serve
Dice chi fa cosa quando qualcosa va storto: incendioinfortuniosismaallagamentoblack-outVie di esodo, punto di raccolta, soccorso alle persone con disabilità, schede pronte (modulo di evacuazione, lista cassetta di primo soccorso, compiti degli addetti).
Base di legge
artt. 43–46D.M. 02/09/2021— gestione della sicurezza antincendio in esercizio
Chi firma
Il datore di lavoro — portato a conoscenza di tutti i lavoratorianche il personale notturno, in hotel!
Quando
Dove c'è una gestione delle emergenze da organizzare — negli alberghi sempre.Da aggiornare a ogni modifica di layout, organico o attività.
Da non sbagliareIl piano vive con la prova di evacuazione annuale: allarme non udibile o esodo lento → il piano va corretto. Le planimetrie affisse sono la versione «da parete» di questo documento.
RiepilogoFamiglia 1 · Le fondamenta
Documento
Base di legge
Chi firma
Quando
DVR
art. 17 c.1 aart. 28art. 29
Datore di lavoro RSPP, RLS, MC per la prova della data
Prima dell'attività · rielaborazione entro 30 giorni
Piano di Emergenza
artt. 43–46D.M. 02/09/2021
Datore di lavoro a conoscenza di tutti i lavoratori
Negli alberghi sempre · aggiornato a ogni modifica
Il filo rossoDVR con data certa · Piano di Emergenza corretto dopo ogni prova di evacuazione · planimetrie affisse.
2
Nomine e designazioni
Le lettere che danno un nome e un cognome a ogni ruolo della sicurezza.
Regola d'oro: una funzione = una lettera firmata, conservata nel dossier
Nomina del RSPP esterno
Lettera di nomina RSPP_esterno.DOC — con curriculum allegato
A cosa serve
Il datore di lavoro designa il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione — l'ingegnere arMax come RSPP esterno.È la seconda metà degli obblighi non delegabili.
Base di legge
art. 17 c.1 bart. 31–33art. 32designazione non delegabile · il servizio e i suoi compiti · requisiti professionali (per questo si allega il CV)
Chi firma
Datore di lavoro + RSPP per accettazioneAllegato: curriculum che prova i requisiti dell'art. 32.
Quando
Subito, all'avvio dell'incarico.Si rinnova se cambia il RSPP o la ragione sociale.
Da non sbagliareData di decorrenza sempre compilata e CV aggiornato in allegato: in ispezione chiedono proprio «chi è il RSPP e con quali requisiti».
Attribuzione del ruolo di Preposto
DESIGNAZIONE DEL PREPOSTO 2024.doc — con l'elenco dei compiti a–g
A cosa serve
Comunica per iscritto al capoturno / responsabile di sala / governante che è preposto: sorveglia i colleghi e interviene sui comportamenti pericolosi.
novità f-bisinterrompe l'attività se il pericolo persiste, informando i superiori. La lettera elenca i compiti dell'art. 19 lettera per lettera.
Base di legge
art. 19art. 18 c.1 b-bisL. 215/2021compiti del preposto (incl. f-bis) · obbligo di individuare il preposto
Chi firma
Datore di lavoro (timbro e firma)Consiglio arMax: far firmare anche il preposto per ricevuta.
Quando
All'assegnazione del ruolo. Formazione dedicata 12ore aggiornamento ogni2anniAccordo 17/04/2025
Da non sbagliareIl preposto che non interviene risponde in prima persona — ma senza questa lettera (e senza le 12 ore) è l'azienda a essere scoperta. Lettera + attestato viaggiano insieme.
Designa il lavoratore della squadra antincendio: prevenzione incendi, lotta antincendio e gestione delle emergenze — in aggiunta alle sue mansioni normali.
Base di legge
art. 18 c.1 bartt. 43–46D.M. 02/09/2021Formazione 4 / 8 / 16 ore per livello — hotel di solito livello 2 = 8ore aggiornamento ogni5anni
Chi firma
Tre firme:datore di lavoroRLSaddettoRLS previa consultazione (è scritto nella lettera) · addetto per accettazione
Quando
All'avvio e a ogni cambio squadra.Il numero di addetti deve coprire tutti i turni — notte compresa, in hotel!
Da non sbagliareL'addetto non può rifiutare la designazione, se non per giustificato motivo scritto — la frase è già nella lettera: falla leggere. E ricorda le tre firme: datore, RLS, addetto.
Designazione addetto primo soccorso
M01 PTSS 06 lettera designazione addetto ps.doc
A cosa serve
Gemella della precedente, per la squadra di primo soccorso: attuare le misure di pronto soccorso e salvataggio.
Base di legge
art. 18 c.1 bart. 45D.M. 388/03Gruppo B/C = 12ore aggiornamento 4oreogni3anni — la scadenza più corta di tutte!
Chi firma
Tre firme:datore di lavoroRLSaddettoaddetto per accettazione — come l'antincendio
Quando
All'avvio e a ogni cambio squadra.Abbinare la cassetta di PS controllata — la lista è nel Piano di Emergenza, scheda 11.
Da non sbagliareIl rinnovo triennale del primo soccorso è quello che scade prima e che tutti dimenticano: va segnato nello scadenzario del cliente.
Verbale di elezione del RLS
Verbale di elezione RLS.doc — con foglio firme dei votanti
A cosa serve
I lavoratori, riuniti, eleggono il loro Rappresentante per la Sicurezzaalzata di manoscrutinio segreto— oppure scelgono di non eleggerlo: subentra il RLS territoriale degli enti bilaterali. L'unico documento della famiglia che parte dai lavoratori, non dal datore.
Tutti i lavoratori votanti (elenco firme) + RLS eletto per accettazione + datore di lavoro.
Quando
All'avvio dell'attività e a ogni rinnovo.Il nominativo del RLS va comunicato all'INAIL.
Da non sbagliareSe il verbale dice «RLS consultato» su DVR e piano di emergenza, le date devono quadrare: prima lo eleggi, poi lo consulti — non il contrario.
I verbali «sul campo»: trasformano un'attività svolta — una riunione formativa, un'esercitazione —
in una prova scritta e firmata
Verbale di in-formazione dei lavoratori
Formazione LAVORATORI 2026.docx — con foglio firme e dichiarazione DPI
A cosa serve
Documenta l'incontro di informazione e formazione in struttura: argomenti trattati (sicurezza, età fertile per le lavoratrici, emergenze e antincendio), materiale consegnato, consegna dei DPI, obblighi dei lavoratori.
La firma di presenza vale anche come dichiarazione di responsabilità sull'uso dei DPI.
Base di legge
artt. 36–37Accordo 17/04/2025art. 20art. 18 c.1 dRischio basso: 8ore aggiornamento 6oreogni5anni · obblighi dei lavoratori · fornire i DPI
Chi firma
Tecnico formatore + timbro azienda + firma di ogni lavoratorein tabella: cognome, data di nascita, mansione
Quando
A ogni incontro formativo: neoassunti, aggiornamenti, consegna DPI.Una copia nel dossier del cliente.
Da non sbagliareNiente firma = per l'ispettore quel lavoratore non era presente. Compilare mansione e data di nascita: servono per abbinare l'attestato giusto alla persona giusta.
Verbale della prova di evacuazione
prova di evacuazione.doc — tempi, esito e firme
A cosa serve
Registra l'esercitazione annuale: emergenza simulata, con o senza preavviso, tempi (primi ad uscire, evacuazione totale, punto di raccolta), vie di esodo percorribili, udibilità dell'allarme, persone con disabilità, esito.
Benchmark indicativi: edificio semplice ≈ 3min complesso ≈ 5min o più · esito da insufficiente a ottimale
Base di legge
D.M. 02/09/2021art. 43— esercitazione antincendio almeno una volta l'anno
Chi firma
Il tecnico + presa visione del datoreFirme dei partecipanti in allegato.
Quando
Almeno annuale.Rifarla se cambia il layout o dopo un esito insufficiente.
Da non sbagliareL'esito non è decorativo: se «insufficiente», va scritta l'azione correttiva e aggiornato il Piano di Emergenza. Il film «Prova di evacuazione» dell'Academy è il supporto d'aula per preparare questa prova.
RiepilogoFamiglia 3 · Formazione e prove
Documento
Base di legge
Chi firma
Quando
Verbale formazione lavoratori
artt. 36–37Accordo 17/04/2025art. 20art. 18 c.1 d
Formatore + timbro azienda + firma di ogni lavoratore
A ogni incontro · 8 ore rischio basso, 6 ore ogni 5 anni
Verbale prova di evacuazione
D.M. 02/09/2021art. 43
Tecnico + presa visione del datore firme dei partecipanti in allegato
Almeno una volta l'anno · rifarla dopo esito insufficiente
Il filo rossoNiente firma = non era presente · esito insufficiente = azione correttiva e Piano di Emergenza aggiornato.
4
La vita periodica
I documenti che dimostrano che la sicurezza non è stata fatta una volta sola,
ma vive durante l'anno
Verbale della riunione periodica
Verbale 2025 fac simile riunione periodica.doc — art. 35
A cosa serve
Mette a verbale la riunione annuale della sicurezza con i suoi 4 punti obbligatori: a) il DVRb) infortuni, malattie professionali, sorveglianza sanitaria c) scelta ed efficacia dei DPId) programmi di formazioneIn coda: buone prassi e obiettivi di miglioramento.
Base di legge
art. 35— obbligatoria nelle aziende conpiù di15lavoratorialmeno una volta l'annosotto i 15: su richiesta del RLS
Chi firma
I quattro protagonisti: datore di lavoro (o delegato)RSPPmedico competenteRLS
Quando
Ogni anno — buona prassi anche sotto i 15 dipendenti (è il fac-simile standard) — e a ogni variazione significativa dei rischi.
Da non sbagliareGli «obiettivi di miglioramento» scritti qui diventano impegni: alla riunione successiva l'ispettore (o il cliente) può chiedere «e questo, l'avete fatto?». Scrivere cose realistiche.
Verbale di intervento arMax
verbale 2026 XX ARMAX.doc — il resoconto della consulenza
A cosa serve
È il documento di arMax, non un obbligo dell'81/08: traccia ogni visita o audit presso il cliente — prestazioni svolte, documenti consegnati, attività / rilievi / note.
Protegge entrambi: il cliente dimostra la diligenza, arMax dimostra il lavoro fatto.
Base di legge
nessun articolo specifico— è prova documentale della consulenza: in caso di contenzioso, vale oro.
Chi firma
Il tecnico arMax + il cliente «per presa visione»
Quando
A ogni intervento in struttura: uno per visita, numerati nell'annoil «XX» nel nome del file
Da non sbagliareElencare sempre i documenti consegnati (le righe apposite ci sono): è il collegamento scritto fra questo verbale e tutte le altre famiglie del kit.
RiepilogoFamiglia 4 · La vita periodica
Documento
Base di legge
Chi firma
Quando
Riunione periodica
art. 35
DL (o delegato) · RSPP · medico competente · RLS
Ogni anno · obbligatoria con più di 15 lavoratori
Verbale di intervento arMax
nessun articolo prova documentale
Tecnico arMax + cliente per presa visione
Uno per visita · numerati nell'anno
Il filo rossoObiettivi di miglioramento = impegni · nel verbale arMax elencare sempre i documenti consegnati.
Verifica — 5 domande
Rispondi toccando una risposta: la correzione appare subito.
Il film si ferma da solo a ogni domanda
Domanda 1 / 5
Chi NON può rifiutare la designazione, salvo giustificato motivo scritto?
Tocca una risposta
Gli addetti alle emergenze (art. 43 c.3): la frase è stampata nelle due lettere M01. Il RLS invece è eletto, mai imposto.
Domanda 2 / 5
La riunione periodica art. 35 è obbligatoria ogni anno nelle aziende…
Tocca una risposta
Oltre 15 lavoratori; sotto, si tiene su richiesta del RLS — ma farla comunque è la buona prassi arMax.
Domanda 3 / 5
Il preposto aggiorna la sua formazione ogni…
Tocca una risposta
Cadenza biennale (Accordo 17/04/2025) — la più frequente tra i ruoli. Il primo soccorso si rinnova ogni 3 anni, i lavoratori ogni 5.
Domanda 4 / 5
Cosa dà «data certa» al DVR?
Tocca una risposta
Art. 28 c.2: PEC a sé stessi (con numero di pagine) oppure sottoscrizione di DL + RSPP, RLS e MC ai fini della prova della data.
Domanda 5 / 5
La prova di evacuazione si fa almeno…
Tocca una risposta
D.M. 02/09/2021: esercitazione almeno annuale — e il verbale è la prova che l'hai fatta.
0/5
risposte corrette
11 documenti · 4 famiglie · 1 dossier
una funzione = una lettera firmata
Checklist del dossier cliente
1DVR con data certa (PEC o firme) e revisione aggiornata
1Piano di Emergenza aggiornato + planimetrie affisse
arMax Consulting · materiale interno di studio — i riferimenti normativi sono indicativi: fa fede il testo vigente del D.Lgs. 81/08 e dei decreti citati.